Amikor arról olvasunk, milyen trükkjei vannak, hogy egy nap minél több dolgot megvalósíthassunk, a legmenőbb business megnyilvánulások arról szólnak, hogy a meditáció a kulcs, vagy az a titka, hogy nem válaszolunk meg egyetlen e-mailt sem. De amíg kézzelfogható feladatokat kell rövid határidőn belül elvégeznünk és nem igazán opció, hogy személyi asszisztens fogadjunk, addig ezekkel nem vagyunk kisegítve.

Ivy Lee, akit a modern kori PR létrehozójának neveznek, kidolgozott egy hatékonysági módszert – ami 100 évvel később még mindig a nevét viseli és ajánlják, mint alkalmazható technikát.

A módszer elég egyszerű. Minden nap végén írj össze egy 6 elemből álló feladatlistát, amit másnap meg fogsz csinálni. Ne legyen több, mint 6. Az a lényeg, hogy kezelhető mennyiségű feladatot tervezz be egy napra – nem pedig az, hogy végeláthatatlan listába szedd az összes feladatod. Ezeket aztán tedd fontossági sorrendbe.

Másnap kezdj hozzá a lista alapján a feladatokhoz, fogj hozzá az elsőhöz. Csináld végig a feladatot, és utána lépj a következőre. Így haladj folyamatosan. Ha a nap végére nem leszel kész mind a hattal, ami nem lett meg, azt csúsztasd át a következő napra – írd meg a következő napi listád ezekkel az elemekkel kezdve, továbbra is úgy, hogy a lista ne legyen 6 elemnél hosszabb.

Azáltal, hogy átcsúsztathatónak kezeled a feladatokat, elérheted, hogy semmi ne maradjon ki, viszont ne is érezd túlságosan nyomás alatt magad. Az átcsúsztatott feladatok mindig első helyen szerepeljenek a másnapi listán, hogy valóban azzal kezd a napi feladatokat, és ne csúszhasson egy tennivaló túl soká.

Fontos, hogy a feladatokat igyekezz minél kisebb egységekre lebontani. Az tehát nem egy pont a listán, hogy „felkészülni X vizsgára”. Ha épp ez a dolgod, akkor szedd szét kisebb egységekre, és úgy illeszd be a napi listádba: kijegyzetelni a könyvet, átnézni az órai jegyzeteket, kikérdező kártyákat készíteni, stb.

Nem biztos, hogy a vizsgaidőszak hajrájában ez a módszer minden esetben bevethető, de ha nem vagy hatalmas elmaradásban és rohanásban, akkor érdemes kipróbálni. Miért működhet? Mert elkerülhető vele a pánik, ha tudod, hogy minden nap végén átgondolod, melyek az aktuálisan legfontosabb feladataid, és azokat betervezed másnapra. Mert ezzel a módszerrel egy feladat sem felejtődik el. És mert elvégezhető mennyiséget tervezel tudatosan minden napra, így nem azzal kezdesz neki, hogy esélyed sincs a végére érni, viszont minden reggel már előtted áll a napi terv.